LA OFIMÁTICA

LA OFIMÁTICA

DEFINICIÓN

La ofimática es aquel conjunto de herramientas, técnicas y aplicaciones que se utilizan para facilitar, optimizar, mejorar y automatizar las tareas referentes a la oficina. Es decir que la ofimática alude a los métodos que se emplean para todo lo relacionado a las actividades de la oficina que logran el procesamiento computarizado de datos escritos, sonoros y visuales.

La palabra ofimática se forma de los acrónimos de los vocablos oficina e informática. El objetivo principal de esta práctica es brindar ciertos elementos que posibiliten y auxilien en la mejora y simplificación en cuanto a la organización de las actividades que realizan un grupo de personas o una compañía en particular. (Andrada A., 2010)

DEFINICIÓN SEGÚN AUTORES

• Bair (1985). La Ofimática es la utilización de ordenadores en la oficina como soporte a los trabajadores de la información que no son especialistas en ordenadores.
• Elli y Nutt (1980). Un sistema automatizado de información para la oficina trata de realizar las tareas de la oficina tradicional por medio de sistemas de ordenadores.
• Hammer y Sirbu (1980). La utilización de tecnología para mejorar la realización de funciones de oficina.
• Olson y Lucas (1982). La automatización de oficinas se refiere a la utilización de sistemas integrados de ordenadores y comunicaciones, como soporte a los procedimientos administrativos en un entorno de oficina.

HISTORIA DE LA OFIMÁTICA

La ofimática tuvo un mayor desarrollo en la década de los 70, junto con la manifestación de los equipos de oficina cuando se incluyen los microprocesadores, disminuyendo el uso de métodos y herramientas, para el uso de otras más avanzadas, un ejemplo de ellos es el reemplazo de las máquinas de escribir por las computadoras incorporadas con sus procesadores de texto.

Entre las herramientas y procedimientos informáticos más comunes están: procesamiento de textos, hoja de cálculo, herramientas de presentación multimedia, Programas de e-mail, correo de voz, mensajeros, base de datos, agendas, calculadoras, etc.

Pero la revolución de la automatización llegó de la mano de las computadoras, en especial de las computadoras personales en 1980. Aunque debemos recordar que fue en el año de 1971 cuando comenzó la revolución en la que se empezaron a hacer cada vez más de costumbre las tecnologías, las cuales ayudaron para avanzar en la búsqueda de una sociedad más completa, en el ambiente laboral.

LA OFIMÁTICA EN LA ACTUALIDAD

En la actualidad las compañías y diferentes organizaciones requieren un alto grado de comunicación, y gracias a la evolución de la ofimática que ya no solo se limita a capturar documentos manuscritos, esto es posible.

La ofimática hoy en día también puede abarcar gestiones de documentos administrativos, planificación de reuniones y administración de cronogramas de trabajo, además de tratamientos de datos numéricos e intercambio de información.

Las herramientas ofimáticas le permiten a muchas empresas crear, manipular, idear, almacenar y hasta transmitir información imprescindible en una oficina; y todo esto es posible ya que actualmente es de suma importancia que dichas organizaciones estén conectadas a una red local o internet. (Andrada A., 2010).

OBJETIVO

El objetivo de la ofimática, en definitiva, es la automatización y optimización de las tareas habituales de una oficina. Muchas actividades que antes se realizaban de forma manual, como la redacción de comunicados, ahora se encuentran facilitadas gracias a la tecnología. La ofimática permite ahorrar tiempo y, por lo tanto, aumentar la rentabilidad de las oficinas.

ESTRUCTURA

La estructura ofimática suele estar formada por computadoras y periféricos (como impresoras y escáneres) que están conectados mediante una red de área local y que también tienen conexión a la Web. Los teléfonos y los equipos de fax también forman parte de la ofimática.

VENTAJAS

• Nos da la posibilidad de crear, transmitir y almacenar todo tipo de información que se necesita.
• Es una recopilación de programas,los cuales son utilizados en oficinas y sirve para diferentes funciones.
• Sirve para crear,modificar,organizar,escanear,imprimir etc. los archivos y documentos que necesitemos

COMPONENTES

• Procesamiento de textos
• Hoja de cálculo
• Herramientas de presentación multimedia.
• Base de datos.
• Utilidades: agendas, calculadoras, etc.
• Programas de e-mail, correo de voz, mensajeros.
• Múltiples herramientas ofimáticas como Microsoft Office, OpenOffice

HERRAMIENTAS

Son Un conjunto de técnicas y aplicaciones utilizadas para facilitar los trabajos de oficina. Existen tres tipos de aplicaciones básicas y fundamentales, estas son:

• Procesadores de palabras
• Hojas de cálculo.
• Herramientas de dibujo.

MICROSOFT WORD

Word es una a aplicación sumamente poderosa que permite la redacción e impresión de varios tipos de trabajos escritos. En particular posee facilidades que permiten:

• Utilizar diferentes tipos de letras.
• Establecer márgenes
• Guardar documentos en disco
• Recuperar documentos previamente realizados con Word
• Revisar la ortografía de un documento
• Crear tablas, gráficos, dibujos, etc.

Se utiliza para la elaboración de cartas, fax, un currículum, llevar a cabo un informe o memorando, incluso si quiere hacer un folleto, un manual, una tesis, monografía o resumen, crear una agenda o un calendario.

Ilustración 7: Isotipo de Word

  

MICROSOFT EXCEL

Su función principal es la de una Hoja de cálculo. Que le permite organizar y realizar cálculos sobre datos de diversa índole. Los valores pueden disponerse en diferentes posiciones, que reciben el nombre de celdas, y relacionarse por medio de fórmulas.

A manera de ejemplo, se lista a continuación varios usos que se le puede dar a una hoja de cálculo:

• Presentación de presupuestos.
• Conciliación de cuentas bancarias.
• Elaboración de facturas.
• Cálculos de impuestos.
• Mantenimiento de un directorio telefónico.
• Control del resultado de las evaluaciones de los aprendices de un curso universitario.

Ilustración 8: Isotipo de Excel

MICROSOFT POWERPOINT

La dinámica laboral hoy en día exige que varios niveles de una empresa o corporación estén informados constantemente de resultados, proyectos. En busca de esta información se convocan a reuniones por departamento, división…Para los gerentes, jefes y demás empleados es más fácil apoyarse de ayudas audiovisuales que facilitan su exposición y para ello se necesitan diapositivas que apoyen la presentación de los expositores.

PowerPoint dispone de tres elementos básicos para la elaboración de cualquier presentación:

• Objetivos.
• Diapositivas.
• Presentaciones.

Objetivos

Son por decirlo de una forma, la materia prima para elaborar una presentación. Por lo general corresponden a dibujos básicos como líneas, círculos, polígonos o secuencias de texto, aunque también incluyen gráficas, organigramas, tablas, etc.

Diapositivas

Son una colección de objetos.

Presentaciones

No es más que una secuencia ordenada de diapositivas. Las diapositivas conforman una presentación pueden ser impresas o reproducidas directamente por el computador.

Ilustración 9: Isotipo de PowerPoint 

MICROSOFT  ACCESS

Puede llevar la administración de contactos y llamadas, controlar el inventario y los pedidos, llevar un registro de libros, revistas, música, etc.

Puede llevar la administración de contactos y llamadas, controlar el inventario y los pedidos, llevar un registro de libros, revistas, música, etc. Las aplicaciones son innumerables.

Su potencia le permitirá crear su propio programa para manejar todos los datos que desee, relacionarlos a su gusto, mostrarlos actualizados en todo momento, imprimir informes completos y crear una interfaz que permita a otros usuarios ingresar, dar de baja y modificar datos con simpleza.

Ilustración 9: Isotipo de Access

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS:

Andrada, A. M. (2010). Nuevas tecnologías de la información y la comunicación NTICX. Argentina: Editorial Maipue.